Reservas
Software de reservas para guías, excursiones y agencias receptivas
Reservas, guías, plazas y facturas en un mismo sistema, desde que la agencia pide el servicio hasta que se le factura.
En pocas palabras
¿Qué es un software de reservas para guías y agencias?
Es el programa con el que una empresa de guías o una agencia receptiva gestiona las reservas de sus servicios: visitas guiadas, excursiones, traslados y actividades. Registra quién reserva, qué servicio, qué día y con qué guía, controla las plazas de cada salida y calcula el precio. En Heracles esa gestión de reservas termina en la facturación del propio ERP.
Cómo se gestiona una reserva en Heracles
Llega la petición
De una agencia, un operador o un cliente final, con su referencia, el grupo y los servicios que pide.
Se confirma
Con el precio calculado por la tarifa que corresponde y, en salidas regulares, con las plazas reservadas.
Se asigna el guía
Heracles avisa si el guía, el vehículo o el equipo ya están ocupados a esa hora.
Se factura
Una factura por reserva o agrupada por cliente, con el IVA según su régimen.
Cada reserva, con sus servicios
Una reserva reúne todo lo que pide un cliente: la agencia o el operador que la hace, su referencia, el grupo, la persona de contacto y uno o varios servicios, cada uno con su actividad, su fecha, su idioma y sus participantes. La reserva lleva numeración propia y pasa por sus estados: solicitada, confirmada, completada o cancelada con su motivo.
Cada cambio queda en el historial de la reserva, y una reserva ya facturada no admite cambios económicos, aunque se puedan seguir ajustando los datos operativos. El catálogo de actividades distingue visitas guiadas, excursiones, traslados y otras actividades, en servicio privado, compartido o ambos.
Reservas con sus servicios
Cada reserva con su cliente o agencia, su referencia, el grupo y uno o varios servicios, numerada y con su historial de cambios.
Guías y recursos sin solapes
El error más caro en una empresa de guías es mandar a la misma persona a dos sitios a la vez. En Heracles asignas uno o varios guías a cada servicio o salida, y si ya tiene otro servicio a esa hora, Heracles avisa o lo impide, según lo configures. Lo mismo ocurre con los vehículos, los radioguías, las salas o cualquier recurso con unidades limitadas.
El calendario muestra los servicios por mes, semana o día, filtrados por guía o actividad, y señala los que siguen sin guía asignado. El panel del día te dice qué hay hoy y en los próximos días, qué falta por facturar y qué salidas están casi llenas.
Guías y recursos sin solapes
Asignas uno o varios guías, vehículos o equipos a cada servicio, y Heracles avisa o impide la doble asignación.
Calendario, panel e informes
Calendario por guía y actividad, panel del día y ventas por cliente, canal, actividad, guía o mes, en Excel.
Salidas regulares sin vender de más
Para las visitas y excursiones con horario fijo, las salidas tienen su aforo y Heracles no permite vender más plazas de las que hay, ni siquiera cuando dos personas reservan a la vez. Las salidas se crean una a una o con plantillas de recurrencia, y cada operador puede tener su cupo de plazas, con liberación manual o automática.
Las plazas se pueden retener durante un tiempo mientras el cliente confirma, y si una salida está completa el servicio queda en lista de espera: cuando alguien cancela, Heracles propone a quién darle la plaza.
Salidas con plazas y sin sobreventa
Salidas regulares con aforo controlado, cupos por operador, bloqueos temporales de plazas y lista de espera.
Tarifas y facturas a cada agencia
El precio sale de tus tarifas: por participante, por grupo o por guía, con temporada, idioma, número de personas y tarifas propias para cada operador, más los suplementos de festivo, idioma u horario. El precio se calcula al reservar y queda fijado en el servicio, aunque cambies la tarifa después.
Al terminar, facturas una reserva o todas las de un cliente en una sola factura, con vista previa y el IVA según su régimen: nacional, comunitario o de fuera de la Unión Europea. Las facturas salen de la misma facturación del ERP, con su numeración legal, y los informes de ventas por cliente, canal, actividad, guía o mes se descargan en Excel.
Tarifas y suplementos
Precio por participante, por grupo o por guía, con temporada, idioma y tarifas por operador; suplementos de festivo, idioma u horario.
Facturación de reservas
Una factura por reserva o agrupada por cliente, con el IVA según su régimen, desde la misma facturación del ERP.
Hojas de cálculo frente al software de reservas de Heracles
| Aspecto | Con hojas de cálculo | Con Heracles |
|---|---|---|
| Guía en dos servicios a la vez | Se descubre el mismo día | Aviso o bloqueo al asignar |
| Plazas de cada salida | Se cuentan a mano | Aforo controlado y lista de espera |
| Precio de cada servicio | Se busca en la tarifa | Calculado por tarifa y suplementos |
| Facturar a las agencias | Se rehace en otro programa | Factura por reserva o agrupada por cliente |
| Ventas por guía o canal | Tablas dinámicas | Informes descargables en Excel |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Empresas de guías turísticos que trabajan para agencias y turoperadores
- Agencias receptivas que organizan visitas, excursiones y traslados
- Empresas de actividades con salidas regulares y plazas limitadas
Cuándo conviene
- Cuando las reservas y la agenda de los guías se llevan en hojas de cálculo
- Cuando una salida se ha llenado de más porque nadie veía las plazas
- Cuando facturar a cada agencia a final de mes lleva días
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Reservas con varios servicios, estados, numeración e historial
- Asignación de guías y recursos con control de solapes
- Salidas con aforo, cupos por operador, bloqueos de plazas y lista de espera
- Tarifas, suplementos y festivos
- Facturación por reserva o agrupada, calendario, panel e informes en Excel
Qué necesitas
- El módulo de reservas activado en tu empresa, con las funciones que uses (salidas, cupos, recursos) encendidas en su configuración
- Tus guías, actividades y tarifas dados de alta; el régimen de IVA de cada cliente lo fija tu asesor
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre el software de reservas.
¿Avisa Heracles si asigno un guía que ya está ocupado?
Sí. Al asignar un guía a un servicio, Heracles comprueba su agenda y, si se solapa con otro, avisa o bloquea la asignación, según cómo lo hayas configurado.
¿Cómo evita el software vender más plazas de las que hay?
Cada salida tiene su aforo y Heracles comprueba las plazas en el momento de reservar, también cuando dos reservas llegan a la vez. Si no quedan, el servicio pasa a lista de espera.
¿Puedo tener tarifas distintas para cada agencia?
Sí. Además de las tarifas generales por temporada, idioma o número de personas, cada operador puede tener su tarifa propia, y Heracles aplica siempre la más específica.
¿Se pueden facturar varias reservas en una sola factura?
Sí. Puedes facturar cada reserva por separado o agrupar las de un mismo cliente en una factura, con vista previa antes de emitirla y la numeración legal del ERP. Su cobro se sigue después en la gestión de cobros.
¿Sirve para servicios privados y para salidas compartidas?
Sí. Cada actividad puede ser privada, para un grupo con su guía, compartida, con salidas y plazas, o admitir las dos modalidades.
¿Qué informes de reservas puedo sacar?
Ventas agrupadas por cliente, canal, actividad, guía o mes, descargables en Excel, y la ocupación de cada actividad, además del panel diario con lo pendiente de asignar y de facturar.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.