Facturación
Software de facturación integrado en tu gestión
La factura no se teclea: sale del albarán o del pedido, con sus precios, descuentos e impuestos, y queda lista para VERI*FACTU.
En pocas palabras
¿Qué es un software de facturación integrado?
Es un programa de facturación que forma parte del sistema de gestión de la empresa, en lugar de funcionar aparte. La factura sale directamente de lo vendido, el stock y los cobros se actualizan con ella y cumple con VERI*FACTU desde el momento de emitirla. Heracles funciona así: la facturación es una parte más del ERP.
Cómo se emite una factura en Heracles
Parte de lo vendido
La factura se genera desde uno o varios albaranes o desde el pedido, sin volver a escribir líneas.
Aplica tus reglas
Con tu serie, tus impuestos, la retención de IRPF o el recargo de equivalencia cuando corresponde.
Genera su registro
Al emitirla, se crea su registro de facturación encadenado y su código QR. Lo explicamos en factura electrónica, VERI*FACTU y FACe.
Pasa a cobro
La factura entra en la cartera de cobros y, si el cliente paga por recibo, sigue su ciclo de cobro.
Facturar sin volver a teclear
El error más común en facturación es copiar: un precio distinto al del pedido, una línea olvidada, un descuento que no se aplica. En Heracles la factura nace del documento anterior y hereda sus líneas, precios y descuentos, así que lo facturado coincide con lo vendido.
Cada tipo de documento tiene sus propias series de numeración, y las facturas simplificadas respetan sus límites legales; si el cliente pide una factura completa, el ticket se canjea sin rehacer la venta.
Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
Cada documento de venta nace del anterior, sin volver a teclear líneas ni precios.
Series de numeración
Series propias para cada tipo de documento.
Rectificativas y abonos
Rectificar una factura o hacer un abono parte de la factura original.
Facturas simplificadas
Tickets y facturas simplificadas con sus límites legales, y canje por factura completa cuando el cliente la pide.
Rectificativas y abonos bien hechos
Rectificar una factura no es emitir otra en negativo a mano. En Heracles la rectificativa o el abono parten de la factura original, con su referencia, de modo que el historial de cada cliente queda completo y coherente.
Rectificativas y abonos
Rectificar una factura o hacer un abono parte de la factura original.
Saber qué se ha cobrado y qué no
La cartera de cobros reúne las facturas pendientes y su antigüedad, y los recibos domiciliados siguen su ciclo de cobro dentro del mismo sistema. Los informes de ventas y el modelo 347 se calculan sobre las propias facturas.
Cartera de cobros y recibos
Qué te deben, desde cuándo, y recibos domiciliados con su ciclo de cobro.
Informes y listados
Cartera, inventario, más vendidos, comisiones, modelo 347, libro de caja y estadísticas.
Facturación verificable y electrónica
VERI*FACTU
Registro de facturación al emitir, huella encadenada, QR de verificación y envío a la AEAT.
Facturae y FACe
Facturae 3.2.2 firmada con el certificado de la empresa y presentación en FACe.
De la factura a la contabilidad
Las facturas de venta y de compra son la base de la contabilidad. En Heracles se pueden registrar sus asientos, consultar el libro diario y el mayor de cada cuenta y preparar el modelo 347, como contamos en contabilidad integrada.
Asientos, libro diario y mayor
Asientos que no se guardan si no cuadran, libro diario y mayor por cuenta, con filtros por fechas y por cliente o proveedor.
Modelo 347
Declaración de operaciones con terceros calculada desde las facturas, en Excel o PDF y lista para enviar por correo.
Programa de facturación aislado frente a facturación integrada
| Aspecto | Programa de facturación aislado | Facturación integrada en Heracles |
|---|---|---|
| Origen de la factura | Se teclea a partir de un albarán o un correo | Nace del albarán o del pedido |
| Stock | Hay que actualizarlo en otro programa | Se mueve con la venta |
| Rectificativas | Se hacen a mano, sin referencia | Parten de la factura original |
| VERI*FACTU | Depende del programa | Registro encadenado al emitir cada factura |
| Cobros | En una hoja de cálculo | Cartera de cobros con su antigüedad |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Empresas que facturan a partir de pedidos o albaranes
- Empresas que necesitan rectificativas, series propias y facturas simplificadas
- Empresas que quieren cumplir con VERI*FACTU sin cambiar su forma de trabajar
Cuándo conviene
- Cuando la factura se teclea a partir de otro documento
- Cuando hay facturas que no coinciden con lo que se sirvió
- Cuando el programa de facturación actual no está preparado para VERI*FACTU
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Facturas completas, simplificadas y rectificativas, con series por tipo de documento
- VERI*FACTU, Facturae y FACe en todas las ediciones
- Cartera de cobros, recibos domiciliados y modelo 347
Qué necesitas
- Para enviar a la AEAT y firmar Facturae: el certificado digital de tu empresa
- Para facturar a partir de pedidos y albaranes: tu catálogo de artículos y clientes
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre facturación.
¿Qué diferencia hay entre un programa de facturación y un ERP?
Un programa de facturación hace facturas; un ERP las hace a partir de lo vendido y las une al stock, a los cobros y a la contabilidad. En Heracles la facturación es una parte del ERP, así que no hay que pasar datos entre programas.
¿Cómo se hace una factura rectificativa en Heracles?
Se crea a partir de la factura original, que queda referenciada. Puede ser una rectificación completa o un abono, y el historial del cliente refleja las dos.
¿Puedo tener varias series de facturación?
Sí. Cada tipo de documento puede tener sus propias series de numeración, y las facturas simplificadas y las rectificativas llevan las suyas.
¿El software de facturación de Heracles cumple con VERI*FACTU?
Cada factura genera al emitirla su registro de facturación, encadenado con el anterior, con el código QR de verificación y el envío a la AEAT con el certificado de la empresa.
¿Puedo facturar a la Administración pública?
Sí. Heracles genera la factura en formato Facturae 3.2.2, la firma con el certificado de tu empresa y la presenta en FACe, donde puedes consultar su estado.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.