Almacén e inventario
Control de stock e inventario conectado a tus ventas y compras
Cada albarán, factura o ticket actualiza el stock. Control de stock sin hojas de cálculo aparte.
En pocas palabras
¿Qué es el control de stock en un ERP?
Es saber en todo momento cuántas unidades tienes de cada artículo sin contarlas a mano, porque cada movimiento las actualiza: lo que compras suma, lo que vendes resta y las roturas o regularizaciones se registran aparte. En Heracles el control de stock va unido a ventas y compras, así que el dato del sistema refleja lo que pasa en el almacén.
Cómo se mueve el stock en Heracles
Entra mercancía
El albarán o la factura de compra del proveedor suma las unidades recibidas.
Sale mercancía
Cada albarán de venta o ticket del TPV resta lo que se entrega.
Se regulariza
Roturas, mermas o ajustes de inventario se registran como entradas y salidas manuales, con su motivo.
Se repone
El aviso de stock bajo te dice qué artículos están por debajo de su mínimo.
El stock al día, sin recuentos a mano
Un stock fiable no depende de que alguien se acuerde de apuntar: depende de que cada documento lo mueva. En Heracles las compras, las ventas y los tickets actualizan las existencias en el momento, y lo que no viene de un documento comercial se registra como entrada o salida de almacén.
El listado de inventario y los movimientos por artículo te permiten ver qué hay, qué ha entrado y qué ha salido, y comparar el sistema con el recuento físico cuando haces inventario.
Control de stock
Las ventas y las compras mueven el stock, si la empresa lo activa.
Entradas y salidas de almacén
Movimientos de almacén que no vienen de una compra o una venta.
Inventario, movimientos y stock bajo
Listado de inventario, movimientos por artículo y aviso de artículos con stock bajo.
Artículos y familias
El catálogo se organiza por familias, y cada familia puede llevar un descuento general que se aplica en las ventas de sus artículos. Así, cambiar la política comercial de una familia no obliga a tocar precio a precio.
Artículos y familias
Catálogo de artículos agrupados por familias, con descuento general por familia en las ventas.
Compras que alimentan el almacén
Las compras siguen el mismo circuito que las ventas: pedido, albarán y factura del proveedor. Y si recibes las facturas en PDF o en papel, la importación por OCR las lee y te las propone para revisar.
Pedidos, albaranes y facturas de compra
Las compras a proveedores siguen el mismo circuito que las ventas.
Facturas de proveedor por OCR
La factura de compra en PDF o imagen se lee y se propone para revisar; con cada corrección, Heracles aprende el formato de ese proveedor.
También en el mostrador
Si vendes en tienda, el TPV descuenta del mismo stock que los albaranes, de modo que la tienda y el almacén nunca llevan cuentas distintas. Si además repartes a clientes, mira el ERP para distribuidoras.
TPV para la venta en mostrador
Venta en mostrador con ticket y cierre de caja, sobre los mismos artículos y el mismo stock.
Stock en hoja de cálculo frente a control de stock en el ERP
| Aspecto | Hoja de cálculo | Control de stock en Heracles |
|---|---|---|
| Actualización | A mano, cuando alguien se acuerda | Con cada compra, venta o ticket |
| Roturas y ajustes | Se corrige el número sin rastro | Entrada o salida con su motivo |
| Reposición | Se descubre la rotura de stock al servir | Aviso de stock bajo |
| Inventario | Recuento sin referencia fiable | Listado de inventario y movimientos por artículo |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Empresas que compran y venden mercancía y necesitan saber qué tienen
- Distribuidoras y comercios con almacén o tienda
- Empresas que hoy llevan el stock en hojas de cálculo
Cuándo conviene
- Cuando el stock del sistema no coincide con el del almacén
- Cuando te quedas sin un artículo sin haberlo visto venir
- Cuando hacer inventario lleva días porque no hay una referencia fiable
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Stock actualizado por compras, ventas y tickets desde la edición CORE
- Entradas y salidas manuales, inventario, movimientos y aviso de stock bajo
- Artículos y familias con descuento general por familia
Qué necesitas
- Activar el control de stock en tu empresa (se elige en la configuración)
- Un recuento inicial o tu stock actual, que migramos desde tu programa
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre el control de stock.
¿El stock se actualiza solo con las ventas y las compras?
Sí. Cada albarán de venta, compra o ticket mueve las existencias en el momento; no hay que apuntarlo aparte.
¿Cómo se registran las roturas o las mermas?
Como salidas de almacén manuales, con su motivo. Así el stock queda corregido y el movimiento queda registrado, en lugar de cambiar el número sin dejar rastro.
¿Puedo saber qué artículos tengo que reponer?
Sí. El aviso de stock bajo muestra los artículos que están por debajo de su mínimo, para reponerlos antes de quedarte sin existencias.
¿Cómo hago inventario con Heracles?
Con el listado de inventario y los movimientos de cada artículo comparas lo que dice el sistema con el recuento físico, y las diferencias se ajustan con entradas o salidas.
¿Puedo no controlar el stock si vendo servicios?
Sí. El control de stock se activa o se desactiva en la configuración de la empresa, así que una empresa de servicios puede facturar sin él. Puedes elegir edición en planes y precios.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.