EDI y plataformas B2B
Integración EDI: pedidos y facturas con la gran distribución
Lo que tu cliente envía por EDI entra en Heracles, y lo que Heracles factura vuelve por el mismo camino: integración EDI sin teclear.
En pocas palabras
¿Qué es la integración EDI?
El EDI (intercambio electrónico de datos) es la forma en que las cadenas de distribución y sus proveedores se envían pedidos, confirmaciones de recepción y facturas en formatos estándar, sin papel ni correo. La integración EDI conecta ese intercambio con el ERP: en Heracles, los mensajes de SERES entran y salen directamente como documentos de venta.
Cómo funciona el EDI con SERES en Heracles
Llega el pedido
La cadena envía el pedido por SERES y Heracles lo convierte en pedido de venta, listo para revisar.
Se sirve
El pedido se prepara y se sirve en uno o varios albaranes, como cualquier otro.
Llega la confirmación de recepción
La cadena confirma lo que recibió y Heracles factura exactamente eso.
Sale la factura
La factura vuelve a la cadena por EDI; si hay discrepancias, el litigio se revisa en Heracles.
EDI con SERES
Trabajar con la gran distribución significa recibir pedidos por EDI y devolver facturas por el mismo canal. Heracles se conecta con SERES: los pedidos entran como pedidos de venta, la confirmación de recepción permite facturar lo que de verdad llegó y la factura sale por EDI, sin que nadie teclee un documento.
Las discrepancias que plantea la cadena entran como litigios para revisarlas, aceptarlas o rechazarlas, y las tarifas de cada cadena se gestionan por zona y por tienda. Si quieres ver cómo encaja en todo el circuito, está en el ERP para distribuidoras.
EDI con SERES
Los pedidos de las cadenas que trabajan con SERES entran como pedidos de venta y la factura vuelve por EDI, sin teclear.
Facturar lo que se ha recibido
La confirmación de recepción del cliente (RECADV) llega por EDI y la factura sale por lo que de verdad recibió.
Litigios y tarifas por EDI
Discrepancias de factura que se revisan, aceptan o rechazan, y tarifas por zona y tienda del cliente.
- CadenaEnvía el pedido por SERES
- HeraclesLo convierte en pedido de venta
- AlmacénPrepara y sirve por albaranes
- RepartoRuta o agencia de transporte
- RecepciónLa cadena confirma lo recibido
- FacturaSale por lo recibido y vuelve por EDI
Conectado con todo el ERP
Un pedido EDI es un pedido más: se sirve con entregas parciales, mueve el stock y su factura pasa a la cartera de cobros. Por eso la integración EDI vive dentro del ERP y no en una aplicación aparte.
Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
Cada documento de venta nace del anterior, sin volver a teclear líneas ni precios.
Entregas parciales
Un pedido se sirve en varios albaranes y Heracles lleva la cuenta de lo pendiente por servir.
Cartera de cobros y recibos
Qué te deben, desde cuándo, y recibos domiciliados con su ciclo de cobro.
Portal web de la cadena frente a integración EDI
| Aspecto | Portal web o correo | Integración EDI en Heracles |
|---|---|---|
| Pedidos | Se descargan y se teclean | Entran como pedidos de venta |
| Facturación | Por lo servido, aunque la cadena reciba otra cosa | Por lo que la cadena confirma recibido |
| Envío de la factura | Se sube a mano | Sale por EDI |
| Discrepancias | Por correo, fuera del sistema | Litigios revisados en Heracles |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Proveedores de cadenas de distribución que trabajan con SERES
- Distribuidoras que empiezan a vender a la gran distribución
- Empresas que hoy teclean a mano los pedidos que reciben por EDI
Cuándo conviene
- Cuando una cadena te exige trabajar por EDI
- Cuando teclear los pedidos de las cadenas provoca errores o retrasos
- Cuando las facturas se rechazan por no coincidir con lo recibido
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Pedidos de entrada, confirmaciones de recepción y facturas de salida con SERES
- Litigios y tarifas por zona y tienda
- Conexión con pedidos, albaranes, stock, facturas y cobros
Qué necesitas
- El alta con SERES y la certificación con cada cadena
- El módulo de EDI con SERES, que se contrata como módulo adicional (ver planes y precios)
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre el EDI.
¿Con qué plataforma EDI trabaja Heracles?
Con SERES: pedidos de entrada, confirmaciones de recepción, facturas de salida y litigios. Si tu cliente usa otra plataforma, cuéntanoslo y lo estudiamos.
¿Qué mensajes EDI gestiona Heracles?
Los pedidos que envía la cadena, las confirmaciones de lo que ha recibido, las facturas que le devuelves y las discrepancias sobre esas facturas.
¿Por qué facturar por lo recibido y no por lo servido?
Porque la cadena paga lo que confirma haber recibido. Facturar con esa confirmación evita rechazos y abonos posteriores, y Heracles lo hace con el mensaje de recepción que envía la propia cadena.
¿Qué necesito para empezar a trabajar por EDI?
El alta con SERES, la certificación con cada cadena con la que trabajes y el módulo de EDI de Heracles. Te acompañamos en el proceso.
¿Los pedidos EDI se gestionan como los demás?
Sí. Una vez dentro son pedidos de venta: se sirven con entregas parciales, mueven el stock y se facturan y cobran como cualquier otro. Lo vemos en gestión comercial.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.