Gestión comercial
Software de gestión comercial: del presupuesto a la factura
Cada presupuesto aceptado se convierte en pedido, albarán y factura sin perder nada por el camino.
En pocas palabras
¿Qué es un software de gestión comercial?
Es el programa que organiza el ciclo de venta de una empresa: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, junto con los vendedores que los consiguen, las zonas que atienden y lo que cobran de comisión. En Heracles esa gestión comercial forma parte del ERP, así que cada venta queda unida al stock, a la factura y al cobro.
Cómo avanza una venta en Heracles
Presupuesto
Con los artículos, precios y descuentos de tu catálogo, incluido el descuento general de cada familia.
Pedido
El presupuesto aceptado pasa a pedido sin volver a escribir una línea.
Albarán
El pedido se sirve en uno o varios albaranes, con su ruta de reparto o su agencia de transporte.
Factura y comisión
La factura sale de los albaranes y la venta queda asignada a su vendedor y a su zona para calcular comisiones.
Un solo circuito de venta
Las ventas se pierden en los saltos: el presupuesto que nadie convierte en pedido, la línea que se olvida al servir o el precio que se escribe distinto en la factura. En Heracles cada documento nace del anterior, con sus líneas, precios y descuentos, y las entregas parciales llevan la cuenta de lo que queda por servir.
Los documentos pueden salir por correo en el momento o en envíos programados, para que tus clientes reciban presupuestos, albaranes y facturas sin que nadie tenga que acordarse de mandarlos.
Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas
Cada documento de venta nace del anterior, sin volver a teclear líneas ni precios.
Entregas parciales
Un pedido se sirve en varios albaranes y Heracles lleva la cuenta de lo pendiente por servir.
Artículos y familias
Catálogo de artículos agrupados por familias, con descuento general por familia en las ventas.
Tu equipo comercial
Cada venta lleva su vendedor y su zona. Con eso, el listado de comisiones sale de las propias ventas y puedes ver qué vende cada comercial y en qué zonas, sin hojas de cálculo paralelas.
Vendedores, comisiones y zonas
Cada venta con su vendedor y su zona, y el listado de comisiones.
Hasta que llega al cliente
Una venta no termina en el albarán: tiene que llegar. Cada albarán se asigna a su ruta de reparto o a su agencia de transporte, y si vendes a distribución puedes ver el circuito completo en el ERP para distribuidoras.
Rutas y agencias de transporte
Rutas de reparto y agencias de transporte asignadas a los documentos.
Qué se vende y a quién
Los informes de Heracles te dicen qué artículos se venden más, cómo evolucionan las ventas y qué clientes te deben, para que las decisiones comerciales se tomen con datos.
Informes y listados
Cartera, inventario, más vendidos, comisiones, modelo 347, libro de caja y estadísticas.
Cartera de cobros y recibos
Qué te deben, desde cuándo, y recibos domiciliados con su ciclo de cobro.
Hojas de cálculo frente a un software de gestión comercial
| Aspecto | Con hojas de cálculo | Con Heracles |
|---|---|---|
| Presupuestos | Archivos sueltos sin seguimiento | Cada presupuesto sabe si acabó en pedido |
| Pedidos y albaranes | Se reescriben a partir del presupuesto | Nacen del documento anterior |
| Entregas parciales | Lo pendiente se apunta aparte | El pedido muestra lo que falta por servir |
| Comisiones | Se calculan a final de mes | Salen de las ventas por vendedor y zona |
| Informes de ventas | Se montan a mano | Listados y estadísticas en el propio sistema |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Empresas con equipo comercial propio, por zonas o por cartera de clientes
- Distribuidoras y mayoristas que sirven pedidos en varias entregas
- Empresas que hoy siguen sus ventas en hojas de cálculo
Cuándo conviene
- Cuando los presupuestos se pierden antes de convertirse en pedido
- Cuando calcular las comisiones lleva días cada mes
- Cuando no sabes qué queda pendiente de servir a cada cliente
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas desde la edición CORE
- Entregas parciales, vendedores, zonas, comisiones, rutas, agencias y envíos programados desde FLOW
- Informes y listados de ventas
Qué necesitas
- Tu catálogo de artículos y tus tarifas, que migramos desde tu programa actual
- Para comisiones y zonas: la edición FLOW o superior (ver planes y precios)
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre la gestión comercial.
¿Cómo se pasa de un presupuesto a una factura en Heracles?
El presupuesto aceptado se convierte en pedido, el pedido en uno o varios albaranes y los albaranes en factura. Cada paso copia las líneas, precios y descuentos del anterior, así que no se teclea nada dos veces.
¿Puede calcular las comisiones de los vendedores?
Sí. Cada venta queda asignada a su vendedor y a su zona, y el listado de comisiones se obtiene de las propias ventas, sin cálculos aparte.
¿Puedo enviar los documentos a los clientes automáticamente?
Sí. Los presupuestos, albaranes y facturas pueden salir por correo en el momento o en envíos programados por lotes.
¿Qué informes de ventas tiene Heracles?
Listados de ventas, artículos más vendidos, comisiones, cartera de cobros y estadísticas de evolución, todos calculados sobre los documentos del propio sistema.
¿Se puede aplicar un descuento general por familia de artículos?
Sí. Cada familia puede llevar su descuento general, que se aplica en las líneas de venta de sus artículos sin cambiar precio a precio. Lo vemos también en control de stock e inventario.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.