CRM
Software CRM: del primer contacto al cliente, sin cambiar de programa
Los contactos comerciales, las oportunidades y su seguimiento viven en el mismo sistema que tus clientes, presupuestos y facturas.
En pocas palabras
¿Qué es un software CRM?
Un software CRM, de gestión de la relación con clientes, es el programa en el que el equipo comercial registra sus contactos, las oportunidades de venta y cada paso del seguimiento hasta cerrarlas. El CRM de Heracles está dentro del ERP: cuando un contacto se convierte en cliente, pasa a la ficha de clientes sin duplicarse y sus oportunidades enlazan los presupuestos y facturas reales.
Cómo avanza un contacto en el CRM de Heracles
Entra el lead
Con su número, origen y prioridad; Heracles avisa si ya existe por correo, teléfono o NIF.
Se asigna
A un comercial fijo o en rotación entre tu equipo, y los usuarios elegidos reciben el aviso en el ERP.
Se trabaja
Con llamadas, reuniones y tareas con fecha; el lead guarda su último contacto y su próxima acción.
Se convierte
En oportunidad del embudo o en cliente del ERP, vinculado por su NIF si ya existía.
Leads ordenados y sin duplicados
Cada contacto comercial entra como lead numerado, con su origen, su prioridad y su estado: nuevo, pendiente de contacto, contactado, cualificado, no cualificado, convertido o descartado. Se busca por nombre, empresa, correo, teléfono, NIF o número, y se filtra por estado, responsable, origen, etiqueta o fechas. Varios leads se reasignan o se archivan de una vez.
Si un lead nuevo comparte correo, teléfono o NIF con otro, Heracles lo señala y los enlaza, para que dos comerciales no persigan a la misma empresa. El reparto puede ser automático, a una persona fija o en rotación, y la ficha guarda el consentimiento comercial y la versión de privacidad aceptada.
Leads con estado, prioridad y responsable
Cada contacto comercial numerado, con aviso de duplicados por correo, teléfono o NIF y reparto automático entre comerciales.
El embudo de ventas a la vista
Las oportunidades se ven en un tablero por etapas y se mueven arrastrándolas. Puedes tener varios embudos, cada uno con sus etapas, su color y su probabilidad, y el valor ponderado te dice cuánto vale de verdad lo que tienes abierto. Al dar una oportunidad por perdida se indica el motivo, para aprender de ello.
Como el CRM vive dentro del ERP, cada oportunidad enlaza los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas que ya existen en la gestión comercial: el seguimiento comercial y los documentos de venta cuentan la misma historia.
Embudo de ventas
Oportunidades en tablero por etapas, con embudos y probabilidades propios, valor ponderado y motivo de pérdida.
Del lead al cliente del ERP
El lead se convierte en oportunidad o en cliente; si el NIF ya existe se vincula, y la oportunidad enlaza sus presupuestos, pedidos y facturas.
Seguimiento con fecha y responsable
Llamadas, correos, reuniones, demostraciones y tareas se registran con su vencimiento y su responsable, y se consultan por pendientes, vencidas, de hoy o próximas. Al completar una actividad, el lead actualiza su último contacto, y la siguiente tarea pendiente pasa a ser su próxima acción. Notas, etiquetas e historial de cambios completan cada ficha.
Cuando el lead está listo, se convierte en cliente: si su NIF ya está en Heracles se vincula a la ficha existente y, si no, se crea con los datos del CRM. A partir de ahí se le presupuesta y se le factura con el resto del ERP, como en cualquier ERP para pymes bien conectado.
Actividades y seguimiento
Llamadas, reuniones, demostraciones y tareas con vencimiento y responsable; el lead guarda su último contacto y su próxima acción.
Informes comerciales sin hojas de cálculo
El panel resume los leads, la evolución mensual, el embudo y las oportunidades ganadas y perdidas. Los informes muestran leads por origen y estado, conversión, valor del embudo, rendimiento de cada comercial, actividades y motivos de pérdida, y se exportan. Cuando no hay datos suficientes, Heracles no inventa porcentajes.
Panel e informes comerciales
Leads por origen, conversión, valor del embudo, ganadas y perdidas, rendimiento por comercial y motivos de pérdida, exportables.
CRM separado frente al CRM dentro del ERP
| Aspecto | CRM independiente | CRM de Heracles |
|---|---|---|
| Pasar de contacto a cliente | Se vuelve a dar de alta en el ERP | Se convierte y se vincula por NIF |
| Presupuestos y facturas | Se adjuntan a mano o no se ven | La oportunidad enlaza los documentos reales |
| Duplicados | Dos programas, dos fichas | Aviso por correo, teléfono o NIF |
| Permisos | Usuarios aparte | Los mismos usuarios y roles del ERP |
| Informes | Exportar y cruzar | Embudo, conversión y comerciales en el mismo sistema |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Pymes con equipo comercial que hoy sigue sus contactos en hojas de cálculo
- Empresas que venden por proyecto o con ciclos de venta de varias semanas
- Empresas que quieren CRM y ERP sin integrar dos programas
Cuándo conviene
- Cuando las oportunidades se pierden porque nadie hace el seguimiento
- Cuando el mismo cliente aparece varias veces en distintas listas
- Cuando no sabes qué comercial convierte mejor ni por qué se pierden ventas
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Leads con estados, prioridad, aviso de duplicados y asignación automática
- Organizaciones, contactos y oportunidades en uno o varios embudos
- Actividades y tareas con vencimiento, notas, etiquetas e historial
- Conversión a cliente del ERP y enlace con presupuestos, pedidos y facturas
- Panel e informes comerciales exportables
Qué necesitas
- El módulo CRM activado en tu empresa
- Los usuarios de tu equipo comercial con su rol en Heracles
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre el CRM.
¿El CRM está integrado con el ERP o es otro programa?
Está integrado. Funciona dentro de Heracles con los mismos usuarios y roles, y sus clientes, presupuestos y facturas son los del ERP, sin sincronizaciones entre dos programas.
¿Qué pasa cuando un lead se convierte en cliente?
Heracles busca su NIF entre los clientes: si ya existe, lo vincula; si no, crea la ficha del cliente con los datos del lead. Así no aparecen clientes duplicados.
¿Cómo evita el CRM los contactos duplicados?
Al entrar un lead se compara su correo, su teléfono y su NIF con los existentes. Si coincide alguno, queda enlazado con el original y el aviso aparece en las dos fichas.
¿Se pueden repartir los leads entre los comerciales?
Sí. Los leads nuevos se pueden asignar siempre a la misma persona o en rotación entre una lista de comerciales, y también se reasignan a mano, uno a uno o en bloque.
¿Puedo tener mi propio embudo de ventas?
Sí. Puedes crear varios embudos, cada uno con sus etapas, colores y probabilidades, además de tus propios orígenes, etiquetas y motivos de pérdida.
¿Qué informes comerciales incluye el CRM?
Leads por origen, estado y mes, conversión, oportunidades por etapa, valor del embudo, ganadas y perdidas, rendimiento por comercial, actividades y motivos de pérdida, todos exportables.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.