Cobros y cartera
Gestión de cobros: quién te debe, cuánto y desde cuándo
Cada factura sabe lo que le queda por cobrar, y cada recibo devuelto vuelve a la cartera en lugar de perderse.
En pocas palabras
¿Qué es la gestión de cobros?
Es el control de lo que los clientes deben a la empresa: qué facturas están pendientes, cuándo vencen, qué se ha cobrado y por qué medio, y qué recibos ha devuelto el banco. En Heracles la gestión de cobros se hace sobre las propias facturas del ERP, con recibos domiciliados y una cartera ordenada por antigüedad de la deuda.
Cómo se sigue un cobro en Heracles
La factura nace con sus vencimientos
La forma de pago del cliente fija los plazos, y la factura imprime la fecha y el importe de cada uno.
Se gira o se cobra
Con un recibo domiciliado que agrupa una o varias facturas, o apuntando el cobro sobre la factura.
Se confirma o se devuelve
El recibo cobrado deja las facturas cobradas; el devuelto devuelve la deuda a la cartera con sus gastos.
Se revisa la cartera
Lo pendiente por tramos de antigüedad y los vencimientos de las próximas semanas, en Excel o PDF.
Cada cobro, sobre su factura
En muchas empresas el control de cobros vive en una hoja de cálculo que nadie actualiza a tiempo. En Heracles el cobro se apunta sobre la factura: completo o a cuenta, con su fecha y su forma de pago, y la factura muestra en todo momento lo que le queda pendiente. Un cobro equivocado no se borra, se anula, y queda el rastro de quién lo hizo.
Lo mismo vale para lo que pagas tú: las facturas de proveedor registran sus pagos, también parciales, y la cartera de pagos te dice qué debes y cuándo vence. Las facturas salen de la misma facturación del ERP, así que no hay que copiar importes de un sitio a otro.
Cobros y pagos parciales
Cobros completos o a cuenta sobre cada factura, de venta o de compra, que se anulan sin borrar nada.
Vencimientos en la factura
Cada forma de pago con sus plazos, por ejemplo a 30, 60 y 90 días, y la factura imprime la fecha y el importe de cada cobro.
Recibos domiciliados con su ciclo completo
Un recibo domiciliado agrupa una o varias facturas del mismo cliente y su importe se calcula con lo que queda por cobrar. Mientras está pendiente, reserva ese importe, de modo que dos recibos no pueden cubrir la misma deuda. La numeración es correlativa y los recibos se imprimen en tira o tres por hoja.
Cuando el banco confirma el cobro, marcas el recibo como cobrado y sus facturas quedan cobradas. Si el banco lo devuelve, la deuda vuelve sola a la cartera del cliente con el motivo de la devolución, y los gastos que cobra el banco se apuntan y se suman a lo que el cliente debe hasta que se reclaman. Un recibo devuelto puede volver a girarse, y uno que no procede se anula sin borrarlo.
Recibos domiciliados con su ciclo
Un recibo agrupa una o varias facturas del cliente; al cobrarlo, las facturas quedan cobradas, y si se devuelve, la deuda vuelve a la cartera.
Gastos de devolución
Lo que cobra el banco por cada recibo devuelto se apunta y se suma a la deuda del cliente hasta que se reclama.
Validación de IBAN
Comprueba país, longitud y dígito de control del IBAN antes de girar un recibo.
La cartera, ordenada por antigüedad
La cartera de cobros reparte lo pendiente en tramos: no vencido, hasta 30 días, 60, 90 y más de 90. Ves los clientes con mayor saldo, los vencimientos de las próximas semanas y el teléfono y el correo de cada cliente para reclamar. La misma vista existe para los pagos a proveedores, y ambas se exportan a Excel y PDF.
Con la cartera al día, la tesorería deja de ser una sorpresa: sabes qué entrará y qué saldrá antes de que llegue la fecha. Si además llevas la contabilidad en Heracles, cobros y facturas están en el mismo sistema.
Cartera con antigüedad de la deuda
Lo que te deben y lo que debes, por tramos de 30, 60, 90 y más días, con los vencimientos de las próximas semanas; en Excel o PDF.
Informes y listados
Cartera, inventario, más vendidos, comisiones, modelo 347, libro de caja y estadísticas.
Hoja de cálculo frente a la gestión de cobros de Heracles
| Aspecto | Con hojas de cálculo | Con Heracles |
|---|---|---|
| Pendiente de cada factura | Se calcula a mano | La factura lo muestra siempre |
| Recibos devueltos | Se apuntan si alguien se acuerda | La deuda vuelve sola a la cartera |
| Gastos de devolución | Se pierden | Se suman a lo que debe el cliente |
| Antigüedad de la deuda | Filtros y fórmulas | Tramos de 30, 60, 90 y más días |
| Cobros equivocados | Se borran sin rastro | Se anulan y queda el registro |
Para quién es y cuándo conviene
Para quién
- Empresas que cobran a crédito con vencimientos a 30, 60 o 90 días
- Negocios que cobran a sus clientes por recibo domiciliado
- Empresas que hoy controlan los cobros en hojas de cálculo
Cuándo conviene
- Cuando no sabes con certeza qué te debe cada cliente
- Cuando los recibos devueltos se quedan sin reclamar
- Cuando preparar la previsión de tesorería lleva horas
Qué incluye y qué necesitas
Incluye
- Cobros y pagos completos o parciales sobre las facturas, con anulación
- Recibos domiciliados con su ciclo: pendiente, cobrado, devuelto, reactivado o anulado
- Gastos de devolución, validación de IBAN y vencimientos en la factura
- Cartera de cobros y de pagos por antigüedad, en Excel y PDF
Qué necesitas
- La forma de pago de cada cliente con sus plazos
- El IBAN de los clientes a los que giras recibos; la presentación de los recibos al banco se hace desde tu banca electrónica
Preguntas frecuentes Lo que nos preguntan sobre la gestión de cobros.
¿Puedo registrar un cobro parcial de una factura?
Sí. Cada factura admite cobros completos o a cuenta, con su fecha y su forma de pago, y muestra en todo momento el importe que le queda pendiente.
¿Qué pasa en Heracles cuando el banco devuelve un recibo?
Marcas el recibo como devuelto con su motivo y la deuda vuelve a la cartera del cliente. Los gastos que cobra el banco se apuntan aparte y se suman a lo que el cliente debe.
¿Un recibo puede incluir varias facturas?
Sí. Un recibo agrupa una o varias facturas del mismo cliente y su importe se calcula con lo que queda por cobrar de cada una, sin cubrir dos veces la misma deuda.
¿Cómo veo la antigüedad de lo que me deben?
La cartera de cobros reparte lo pendiente en tramos de no vencido, 30, 60, 90 y más de 90 días, con los mayores saldos y los próximos vencimientos, exportable a Excel y PDF.
¿Controla también lo que debo a mis proveedores?
Sí. Las facturas de compra registran sus pagos, también parciales, y la cartera de pagos muestra lo que debes a cada proveedor y cuándo vence.
¿Se pueden fijar plazos de pago como 30, 60 y 90 días?
Sí. Cada forma de pago lleva sus plazos y la factura imprime la fecha y el importe de cada vencimiento, que es lo que luego se sigue en la cartera.
Siguiente paso
¿Cómo encajaría Heracles en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajas y te explicamos qué edición, módulos e integraciones encajan contigo.